捕获，索引，访问 – 无纸化办公提供小型企业集中的情报

每一个企业，无论其规模大小，都需要有一个扎实的了解其客户和业务相关的文件，以做出正确的决定。不幸的是，企业经营者没有一个中央情报机构提供有见地的意见，或使管理作出积极的，明智的决定。然而，小企业可以有他们自己的版本消息灵通的“中央情报局”，幕后的智能搜索和检索工作，提供实时信息，并帮助他们取得成功。捕获，索引和访问，给公司的预先指定的个人和团体的访问，查看，注释，和/或所有组织的关键业务所需要的信息准确，有效地执行任务时行为的权利。它可以帮助员工最大限度地提高生产效率，并确保每个人的技能是用在刀刃上，而不是无尽的纸追逐。

随时获取信息，成为增强客户服务，提高工作效率，和更好地进行决策的跳板。这篇文章解释了这些和其他电子文件管理的基本商业利益。它引入了四个明显不同的方法（扫描，传真/电子邮件管理，在线表单，并添加到窗体的条形码），以帮助企业获得控制他们的文件和信息。最后，它提供了一些技巧容易，且安全的访问，一个周密的，基于Web的的电子文档管理（EDM）系统提供的价值最大化。

电子文件管理的根本利益

捕捉和集中的商业信息

在为任何组织的工作人员是有效的，信息必须准确，详细，完整，及时，和便于合适的人来访问。在纸张为基础的系统，这可就难了。即使在一个小办公室，每个人的具体职责，并可以处理单独的文件类型。有些人可能需要从其他同事的需要不同的具体形式的信息。有用的信息可能会被困在工作人员的软件应用程序，未知其他需要它的人。某些信息可能被困在异地存储的文件，文件可能被安置在某人的办公室或过境短暂;或从文件可能会不小心放在了错误的文件，甚至丢失。暂时由一名工作人员拉到存储的文件可能会导致不必要的重新或由别人谁需要它，浪费时间和创建错误或重复的可能性的回忆数据。完成的标准形式，是由员工或客户的彻底程度可能差别很大，导致信息不足或不完整的。这可能会导致不必要的后续电话，电子邮件，或电子邮件，追逐缺少的信息，然后添加到相应的文件。

文档管理系统将部署该公司手中的灵活性和控制。无论数据是否从邮件，电子邮件，照片，语音邮件，或其他形式，EDM系统能够让一个企业的所有信息集中在一个地方。它允许一个公司的指定人指定哪些信息是必要的，数据需要检索的格式，它需要输入，以实现所需的数据的一致性，它需要如何进行分类，以及更多。而不是搜索历史文件的纸质档案，在会计或其他软件系统中执行查询，挖通箱的照片，或听语音邮件存档，一切都可用数字被授予访问那些。

允许多种形式共同的数据是一个EDM系统也增加了效率，通常会根据每种形式的收据（如证明文件号码或客户名称），基于指定的信息，如自动预填充领域rekeyed客户ID。这消除了耗费时间和不必要的手工录入数据，减少冗余和错误。员工的工作效率和服务的改善，合规性和审计的头痛被删除。管理获取的实时信息，它需要做出更好的决策。

为便于检索的索引数据

捕捉信息电子一家公司的价值不大，除非员工能找到他们所需要的高效。全面的索引，以及多样化的工作人员搜索数据，是非常重要的条件，而知识。客户ID，保单号码，联系人信息，文件类型，并收到之日起搜索领域的一些典型的例子，但任何领域，可以有效的搜索配置。您的业​​务的性质将决定什么是你的逻辑。

索引和电子搜索，大大加快数据的检索和处理。一些典型的益处包括：

的EDM数据库的查询，使工作人员收到的日期和时间为基础的每周，每天，甚至每小时的基础上，以查看新的应用程序，形式，和其他文件和交易。

薪金的工作人员可以查看员工和分包商是由于对合同的信息为基础的支付，并直接拉入自己的行动的会计制度的截止日期字段的数据。

HR人员可以通过简单地按日期查询EDM软件，确保得到满足，并及时采取行动，期限到期合同审查。租用的纪念日可以查询的性能和生活费用或其他薪酬调整，以提示及时审查。

管理可以按日期查询文档管理系统，以确保满足服务水平协议和其他重要的最后期限。该软件可以返回一个适当的工作人员，需要采取行动的项目清单。

你不仅要考虑到每个工人需要的信息类型，而且他们每个人需要寻找它。索引细节太少，可能会导致搜索产生的数据不理想的回报。如果有人对工作人员将需要搜索文件的截止日期，然后这些信息必须被索引文档时，输入到电子存储系统。如果HR人员的成员将需要拉工作人员“用工之日起的文件，雇用日期必须是索引搜索。征求工人的所有类型的输入，提供完整和准​​确的信息存储的图片的关键。

索引 – – 太多的信息更详细，比以往任何时候都需要一个公司将可同样的问题。索引正如每个配方食谱内的每一个成分太多细节尾大不掉要实用，索引可能会导致令人沮丧的系统速度变慢。每个组织的目的应是指数彻底的所有信息的业务需求 – 没有更多的，也不能少。

访问你需要什么，当你需要它

基于Web的电子存储的最大好处之一是能够搜索信息，不论您身在何处，只要你想它。无论您在扩展出差或在家工作，您的虚拟办公室，​​让您知情，让您保持重大项目。而不必返回到办公室手动拉文件，智能电子搜索提供的所有文件和文件符合规定条件的“命中名单”。例如，如果您正在寻找所有的客户，在过去六个月内有交易价值超过指定的数量和具体配套文件的创建政策，您将收到在几秒钟内所要求的文件列表。没有更多的信息挖掘。没有更多的要求，如果任何人有一个文件。你的手总是远离任何你需要的只是点击几下鼠标。

四种方法获得控制纸张和信息
几乎所有的商家斗争组织收到的邮件，电子邮件，发票，合同，和客户的信息请求。可以轻松访问到公司现有的营销，产品，和其他研究很难提供一个文件系统，其中的内容很容易被埋没和遗忘。如雇员和分包商的工资单，待合同和续订，和法院传票的项目需要采取行动，但可以忽略或错过期限。遵守法规和审计是很难证明，在一个文件系统访问的每个文件，一个详细的线索时，以及在何种条件下几乎是不可能提供。对不遵守的处罚非常严重，足以把一个公司业务，使得电子存储和访问，不仅比纸张更有效的选择，但也是一个逻辑的，甚至是必要的的，移动。

现有的和接收的数据涌入，可以使员工谁是疯狂地搜索信息觉得他是指导群龙无首的船舶通过一望无际的大海。需要的信息可能会存储在标准化的表格后，图片，信件，图纸，传真，电子邮件，甚至语音邮件，使得它几乎不可能获得的管理监督。材料可能无意中得到坚持错误的形式，或者他们可能会放错了地方，丢失，或根本无法访问。此外，关键客户的通信可能是被困在工作人员的电子邮件，可能需要它的人无法访问。

文档捕获到一个位置，是搜索从不同来源获得所有您的关键业务信息的关键。最好的方法来捕获您的数据依赖于信息的来源，以及您与客户进行交互，并从他们获得的信息的方式。小企业受益最多的四个基本方法概述如下。

1。控制日常的纸张流程：扫描

获得轻松和安全地访问传入的信息，是一个巨大的挑战，许多企业。锁定敏感文件，确保相关数据是提供给那些需要它，可就难了。他们收到并把它们转换成数字存储的文件扫描提供实时获取信息尽快收到。此外，扫描具有良好的EDM系统集成软件，允许管理，以确保敏感信息的安全。管理可以预先确定的形式，甚至形式对每个类型的信息，应按照他们公司的文档管理政策，其成员的工作人员。

目前封存的文件，也可以有效地解决扫描更多的挑战。作为一个组织的发展，旧的文件可能被移到场外，访问不便。扫描和索引回文件，使工作人员能够检索从他们的台式电脑，笔记本电脑和其他手持设备的方便不经常需要的信息。此外，扫描和电子备份，积极地处理文件损坏，销毁，或交通不便的风险，如果出现灾害或其他不可预见的情况下，创建备份的过程中更便宜，比在paperbased系统更有效率。

虽然网络，集中，和部门扫描的任何业务的所有有效的选项，一个小公司可能是最受益于桌面日常文件的扫描。这使得扫描过程的控制到用户手中，规范和加快常规数据的采集和提供信息的即时预先授权，以查看它的那些。在一个小型医疗或索赔办公室的接待员，一个工人在金融援助部门，在一所学校的管理员，在一个小律师事务所指派的参谋助手，甚至是客户的人使用的桌面扫描的例子。不管是谁的扫描，整个公司的利益从更快，更好的访问的信息。

当一个企业决定电子存储文件，重要的是要指定一段时间将被扫描的文件（如过去三年，以及收到的文件）。最急需的或经常需要的文件已经被扫描后，回文件应补充。没有历史文件，公司失去了客户的历史和其他交易，作出明智的决定，并提供良好的和一致的服务是无价的监督。

2。捕获难以捉摸的信息：传真和电子邮件管理

电子邮件通信中的一些业务的最有价值的信息，但是存储在其中的信息一般只提供给指定的个人，个体的个人电子邮件的存储系统内被困。员工离职，生病，休假，表现不佳的员工，和其他情况下可能会导致工作人员需要重新接触的人已经在“某处”公司的信息，但无法访问。一个文档管理系统的存储和检索电子邮件能力不会取代电子邮件管理应用程序，而是提供从电子邮件通信集中的情报，使那些已授权访问内容的信息搜索。

存储传真存储其他纸质文件是没有什么不同，但也有更多的挑战。工作人员可能不会马上意识到已收到的文件，并可能因此作出决定，或旧的或不完整资料的基础上提供服务。此外，还有可能会丢失或重叠的网页，需要手动跟进。定期的公司可能会收到通知，没有收到传真。 “传真纸张来源枯竭，如果没有收到”邮件可能无法到达收件人，发件人可能仍是一个谜。文档管理系统有能力捕捉到电子传真，消除纸张和墨水，确认已收到传真的每一页，内容立即提供给每个需要它的人。一个文档管理系统中存储​​的传真和电子邮件，确保一个组织所有的商业信息，不只是电子存储纸质文件的访问。

3。从源头上消除纸：在线表格

后回到文件被扫描到EDM的解决方案，可进一步减少文书工作的数量，引进电子，基于Web的形式，通过贵公司的安全门户访问。此外，以从源头上消除文件，创建电子信息，基于Web的形式，使您的需求，以及完成信息的一致性（授权日期格式类似），促进和确保成功的搜索结果。在许多情况下，人们更迅速地提供信息的在线表单的结果（从他们的桌面方便在工作中或在家），而不是等到他们有时间到邮件文件或停止你的办公室。虽然电子表格可能无法为每一位顾客，或为每个类型的信息的选项，客户都希望有一个方便的选择。造纸，油墨和碳粉成本将下降，也有助于保持在检查的费用。

4。总经理离任的文件将返回：条码识别

作为一个小企业的成长，所以传入和传出文件的体积。虽然一些行业的任务，某些材料必须以纸张形式发送的，而不是电子，公司仍然可以减少数据冗余，加快处理，并增加效率与条形码除了他们传出的纸质文件。与常规的文件类型（如应用程序，贷款或索赔）的高容量的企业可以加入加密的客户数据和其他相关信息传出邮件条形码中受益。文件回到办公室和条形码扫描，可以以电子方式储存加密的条形码内指定的数据和传入的文书，可以快速正确的电子文件相匹配。这消除了需要重新输入客户联络和其他形式的基本信息重新进入办公室，以及寻找相关的文件，需要存放在一起，减少错误的机会，并减少处理时间。

最大限度地提高信息获取的价值：多寻找文件
随时访问企业的信息远远超出了能为你需要的数据查询系统。一些额外的好处包括：

快处理：通过存储您的文档进行数字，您可以通过电子邮件发送给其预期的目标，而不是依靠传统的邮件。这会加速处理，并消除了运输成本，同时使交易的审计线索，无疑更清晰的比纸张或传真允许。

更好的服务：电子捕获，索引和访问的信息将帮助您的员工提供更好的服务和更准确，最新的信息给您的客户和其他成分。

生产力的管理监督：电火花帮助管理者获得一个更好地了解工作卷和生产力。生成的报告可以显示有多少文件在指定的时间内进入系统，或已经由一个具体的人处理多少事务，和工作人员进行调整，可。

实时业务分析：一个EDM系统可以查询指定的货币值，特定类型的交易或购买，或任何其他信息，是非常重要的管理作出明智的决定，以显示上述交易金额。

更轻松地遵守法规和审计，审计人员可以通过电子查看特定文件类型的文件，访问他们的，时，等等，使审计和电子发现的过程，更容易和更快。

摘要
小型企业不具备在多个技术的大量投资，以获得控制他们的信息和管理的洞察力，帮助他们做出正确的决定。他们已经在各种媒体中存储的电子文档管理系统的基础信息的补充，他们可以利用他们已经和更易于访问和有用的那些需要的信息。电火花给企业自己内部的中央情报局，用电子捕获，索引和访问，以提供实时信息。它使管理作出积极的，明智的决定，帮助他们保持竞争力。电子文档管理放在你的船下舵，提供集​​中的情报，你需要导航信息看似一望无际的大海，并实现业务目标。

劳雷尔桑德斯
公共关系和传播总监

劳雷尔桑德斯加入OIT的营销总监在2004年8月，被评为2008年1月公共关系及通讯主任。她此前曾担任执行董事的缪斯机在俄亥俄州代顿，她的顾问规划和发起的一个合作的艺术教育的基础上顿模型，南卡罗来纳州博福特。桂树顿歌剧的发展总监，后来教音乐和英语在德国。她认为艺术从辛辛那提大学的政府硕士学位;在语音学，从伊萨卡学院和的在英国伦敦中心麦格纳暨优秀毕业生;和辛克莱尔社区学院在代顿，俄亥俄州以及声乐研究追求商业研究在欣德米特学校在瑞士。她主持州立大学市​​中心扶轮社公共关系，协助联合劝募的沟通，以及州立大学少年巴洛克音乐节是董事会成员。月桂树是一个作家，精通德语。